Mẫu đơn trình báo mất con dấu là văn bản quan trọng cần thiết khi doanh nghiệp gặp sự cố mất mát con dấu, giúp bảo vệ quyền lợi pháp lý và tránh các rủi ro phát sinh. Việc nắm rõ quy trình và soạn thảo đơn đúng chuẩn sẽ giúp bạn xử lý tình huống nhanh chóng, hiệu quả. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp thông tin chi tiết và mẫu đơn mới nhất, cùng Luật sư ACC đồng hành giải quyết vấn đề này.
Nội dung bài viết
1. Khi nào cần trình báo mất con dấu?
Con dấu là một trong những tài sản pháp lý quan trọng của doanh nghiệp, được sử dụng trong các giao dịch, hợp đồng và văn bản hành chính. Việc mất con dấu có thể xuất phát từ nhiều nguyên nhân như thất lạc, bị trộm cắp, hoặc do sự cố bất khả kháng.
Khi xảy ra tình trạng này, doanh nghiệp cần nhanh chóng thực hiện thủ tục trình báo để tránh bị kẻ xấu lợi dụng con dấu cho các hành vi trái pháp luật, gây thiệt hại đến uy tín và tài sản của công ty.
Theo quy định tại Luật Doanh nghiệp 2020, con dấu là tài sản của doanh nghiệy và việc quản lý, sử dụng con dấu phải tuân thủ theo điều lệ công ty và quy định của pháp luật.
2. Mẫu đơn trình báo mất con dấu
Dưới đây là mẫu đơn trình báo mất con dấu chuẩn theo quy định mới nhất, bạn có thể tải về và sử dụng.
Tải xuống PDF | Tải xuống Word
3. Những lưu ý quan trọng khi trình báo mất con dấu
Khi phát hiện con dấu bị thất lạc, doanh nghiệp hoặc cơ quan, tổ chức cần nhanh chóng xác định loại con dấu và chủ thể đang quản lý để thực hiện việc xử lý phù hợp.
Đối với con dấu của doanh nghiệp, Luật Doanh nghiệp 2020 quy định doanh nghiệp tự quyết định về loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung dấu; việc quản lý, lưu giữ dấu được thực hiện theo Điều lệ hoặc quy chế của doanh nghiệp. Đồng thời, Nghị định 99/2016/NĐ-CP không điều chỉnh việc quản lý, sử dụng con dấu của doanh nghiệp được đăng ký, hoạt động theo Luật Doanh nghiệp.
Khi mất con dấu doanh nghiệp, cần lập biên bản ghi nhận việc mất dấu, xác định thời gian, địa điểm, hoàn cảnh và người chịu trách nhiệm quản lý con dấu. Trường hợp có dấu hiệu con dấu bị lấy cắp, chiếm đoạt hoặc có nguy cơ bị sử dụng trái phép, doanh nghiệp nên trình báo ngay với cơ quan Công an và cung cấp các thông tin, tài liệu liên quan để được tiếp nhận, xác minh. Đây cũng là cơ sở để doanh nghiệp kiểm soát các giao dịch có thể phát sinh từ con dấu đã mất.
Một lưu ý quan trọng là không nên áp dụng máy móc quy định về thông báo mất con dấu tại Nghị định 99/2016/NĐ-CP đối với mọi doanh nghiệp. Quy định về việc trong thời hạn 02 ngày phải thông báo bằng văn bản khi mất con dấu áp dụng đối với các cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước thuộc phạm vi điều chỉnh của Nghị định, trong khi con dấu của doanh nghiệp theo Luật Doanh nghiệp nằm ngoài phạm vi này.
4. Hậu quả pháp lý khi không trình báo mất con dấu
Việc không thực hiện trình báo mất con dấu có thể dẫn đến nhiều hậu quả pháp lý nghiêm trọng cho doanh nghiệp. Theo quy định tại Nghị định 168/2025/NĐ-CP, doanh nghiệp không thông báo mất con dấu cho cơ quan có thẩm quyền có thể bị xử phạt vi phạm hành chính. Mức phạt cụ thể phụ thuộc vào tính chất, mức độ vi phạm và có thể lên đến hàng chục triệu đồng.
Ngoài ra, nếu con dấu bị mất mà không được trình báo kịp thời, doanh nghiệp có thể phải chịu trách nhiệm dân sự đối với các giao dịch được thực hiện bằng con dấu đó. Trong trường hợp con dấu bị sử dụng để thực hiện hành vi lừa đảo, chiếm đoạt tài sản, doanh nghiệp có thể bị liên đới chịu trách nhiệm hình sự nếu chứng minh được có sự cẩu thả trong việc quản lý con dấu. Do đó, việc trình báo mất con dấu kịp thời là vô cùng quan trọng và cần thiết.
Mẫu đơn trình báo mất con dấu là văn bản không thể thiếu trong quy trình xử lý sự cố mất mát con dấu của doanh nghiệp. Việc nắm rõ quy định pháp luật và thực hiện đúng thủ tục sẽ giúp doanh nghiệp bảo vệ quyền lợi hợp pháp của mình. Nếu bạn cần hỗ trợ pháp lý chi tiết, hãy liên hệ Luật sư ACC để được tư vấn và giải đáp mọi thắc mắc một cách nhanh chóng và chuyên nghiệp nhất.
