Mẫu phiếu chi là một tài liệu quan trọng trong các đơn vị hành chính sự nghiệp, giúp theo dõi và kiểm soát các khoản chi tiêu tài chính. Trong môi trường này, việc quản lý ngân sách và chi phí phải được thực hiện một cách chính xác, minh bạch, và đúng quy trình theo quy định của pháp luật. Trong bài viết sau hãy cùng ACC tìm hiểu về Mẫu phiếu chi trong đơn vị hành chính sự nghiệp để bạn có nhiều thêm một sự lựa chọn khi cần đến.
Tải phiếu chi: TẠI ĐÂY
Nội dung bài viết
1. Phiếu chi trong đơn vị hành chính sự nghiệp là gì?
Phiếu chi trong đơn vị hành chính sự nghiệp là một loại chứng từ kế toán, được sử dụng để ghi nhận và theo dõi các khoản tiền mặt hoặc tiền từ quỹ của đơn vị được chi ra cho các mục đích cụ thể. Đây là tài liệu quan trọng để chứng minh các khoản chi phí thực tế đã phát sinh, phục vụ cho hoạt động của đơn vị theo đúng quy định của pháp luật về quản lý tài chính công.
2. Mẫu phiếu chi trong đơn vị hành chính sự nghiệp
| Đơn vị: …………………….
Mã QHNS: ……………….. |
Mẫu số: C41-BB
(Ban hành kèm theo Thông tư số 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017 của Bộ Tài chính) |
PHIẾU CHI
| Ngày…..tháng ……năm………
Số: …………….. |
Quyển số: …….. | |
| Nợ: …………….
Có: ……………. |
Họ và tên người nhận tiền: …………………………………………………………..
Địa chỉ: ……………………………………………………………………………………..
Nội dung: …………………………………………………………………………………..
Số tiền: ……………………………………………………………………….. (loại tiền)
(viết bằng chữ): …………………………………………………………………………..
Kèm theo: ………………………………………………………………………………….
| THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ (Ký, họ tên, đóng dấu) |
KẾ TOÁN TRƯỞNG (Ký, họ tên) |
NGƯỜI LẬP (Ký, họ tên) |
Đã nhận đủ số tiền: – Bằng số: ………………………………………………………
– Bằng chữ: ………………………………………………………………………………..
THỦ QUỸ (Ký, họ tên) |
Ngày …..tháng……năm ….. NGƯỜI NHẬN TIỀN (Ký, họ tên) |
+ Tỷ giá ngoại tệ: ………………………………………………………………………..
+ Số tiền quy đổi: ……………………………………………………………………….
3. Hướng dẫn cách điền phiếu chi trong đơn vị hành chính sự nghiệp
Để điền phiếu chi trong đơn vị hành chính sự nghiệp đúng quy định, bạn cần thực hiện các bước cụ thể như sau:
Phần tiêu đề và thông tin chung:
- Tên đơn vị: Điền đầy đủ tên của đơn vị hành chính sự nghiệp đang lập phiếu chi.
- Ngày tháng năm lập phiếu: Ghi rõ ngày, tháng, năm phiếu chi được lập.
- Số phiếu: Mỗi phiếu chi cần có một số hiệu riêng. Số này được ghi theo thứ tự tăng dần để dễ quản lý và đối chiếu sau này.
Phần thông tin người nhận tiền:
- Họ và tên người nhận tiền: Ghi đầy đủ họ và tên người nhận tiền từ đơn vị.
- Địa chỉ: Ghi địa chỉ của cá nhân hoặc đơn vị nhận tiền.
Nội dung chi tiền:
- Lý do chi: Ghi rõ nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh, nêu cụ thể lý do chi tiền (ví dụ: thanh toán tiền mua văn phòng phẩm, chi phí công tác phí, thanh toán dịch vụ…).
Số tiền:
- Số tiền bằng số: Ghi chính xác số tiền chi ra bằng số.
- Số tiền bằng chữ: Ghi đầy đủ số tiền chi ra bằng chữ để tránh sai sót trong tính toán.
Phương thức chi:
- Tiền mặt: Nếu số tiền được chi bằng tiền mặt, ghi chú rõ là “tiền mặt”.
- Chuyển khoản: Nếu thanh toán qua chuyển khoản, cần ghi thông tin liên quan đến tài khoản ngân hàng nhận tiền.
Phần ký duyệt:
- Người lập phiếu: Người lập phiếu chi cần ký tên, ghi rõ họ và tên của mình.
- Kế toán trưởng: Kế toán trưởng cần ký duyệt và ghi rõ họ và tên.
- Thủ trưởng đơn vị: Thủ trưởng đơn vị hành chính sự nghiệp là người có quyền ký xác nhận cuối cùng trên phiếu chi, bảo đảm tính hợp pháp và hợp lý của việc chi tiền.
Chứng từ kèm theo:
- Ghi rõ các chứng từ kèm theo như hóa đơn, biên lai hoặc các tài liệu chứng minh chi phí. Những chứng từ này giúp đảm bảo tính chính xác và minh bạch cho nghiệp vụ chi tiêu.
4. Quy định về chứng từ kế toán trong đơn vị hành chính sự nghiệp
Theo quy định tại Thông tư 107/2017/TT-BTC, các đơn vị hành chính sự nghiệp phải sử dụng mẫu chứng từ kế toán bắt buộc để đảm bảo tính thống nhất trong hệ thống quản lý tài chính nhà nước. Các đơn vị không được tự ý sửa đổi các biểu mẫu này. Bên cạnh đó, trong trường hợp cần thiết, ngoài các chứng từ bắt buộc, đơn vị hành chính sự nghiệp có thể tự thiết kế thêm mẫu chứng từ phù hợp với các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Mẫu chứng từ tự thiết kế phải đáp ứng đầy đủ 7 nội dung cơ bản bao gồm:
- Tên và số hiệu chứng từ
- Ngày, tháng, năm lập chứng từ
- Tên, địa chỉ của tổ chức hoặc cá nhân lập chứng từ
- Tên, địa chỉ của tổ chức hoặc cá nhân nhận chứng từ
- Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh
- Số lượng, đơn giá, số tiền ghi bằng số và tổng số tiền bằng số và chữ
- Chữ ký, họ tên của người lập, người duyệt và những người liên quan
Chứng từ phải được quản lý chặt chẽ, đảm bảo tính minh bạch và chính xác, đặc biệt đối với các mẫu chứng từ in sẵn như biên lai thu tiền, séc và giấy tờ có giá trị, cần được quản lý như tiền mặt để tránh sai sót hoặc thất thoát.
5. Những lưu ý khi soạn phiếu chi trong đơn vị hành chính sự nghiệp
Khi soạn phiếu chi trong đơn vị hành chính sự nghiệp, cần tuân thủ chặt chẽ các quy định pháp luật và đảm bảo tính minh bạch, chính xác trong ghi chép. Dưới đây là những lưu ý quan trọng khi soạn phiếu chi:
- Sử dụng mẫu phiếu chi đúng quy định: Phải sử dụng mẫu phiếu chi theo quy định tại Thông tư 107/2017/TT-BTC, không được tự ý thay đổi biểu mẫu bắt buộc. Nếu tự thiết kế mẫu phiếu chi, phải đảm bảo đầy đủ 7 nội dung tối thiểu theo quy định.
- Thông tin chi tiết và chính xác: Điền đầy đủ các thông tin như số hiệu phiếu chi, ngày lập phiếu, tên người nhận tiền, địa chỉ, lý do chi tiền, và số tiền chi bằng cả số và chữ. Đảm bảo nội dung nghiệp vụ kinh tế tài chính được mô tả rõ ràng, chính xác.
- Người có thẩm quyền ký duyệt: Phiếu chi phải có đầy đủ chữ ký của người lập phiếu, kế toán trưởng và người có thẩm quyền phê duyệt (thủ trưởng đơn vị). Đảm bảo người ký có trách nhiệm với các khoản chi tiêu đã phê duyệt.
- Quản lý chặt chẽ tiền mặt và chứng từ: Phiếu chi liên quan đến các khoản tiền mặt phải được ghi chép chính xác để đảm bảo quỹ tiền mặt luôn khớp với sổ sách. Các phiếu chi in sẵn cần được bảo quản cẩn thận, tránh mất mát hoặc hư hỏng.
- Số tiền chi phải phù hợp với dự toán: Đảm bảo số tiền chi không vượt quá dự toán đã được duyệt và phù hợp với các quy định về chi tiêu ngân sách trong đơn vị hành chính sự nghiệp.
- Lập phiếu chi kịp thời và đúng thời gian: Phiếu chi phải được lập ngay khi phát sinh nghiệp vụ chi tiền để đảm bảo việc ghi nhận và quản lý tài chính chính xác.
- Lưu trữ và bảo quản phiếu chi: Phiếu chi sau khi được lập và ký duyệt phải được lưu trữ trong hồ sơ kế toán theo quy định của pháp luật, để phục vụ việc kiểm tra, đối chiếu sau này.
- Kiểm tra lại thông tin trước khi duyệt: Trước khi ký duyệt, cần kiểm tra lại toàn bộ thông tin trong phiếu chi để tránh sai sót về số tiền, tên người nhận và nội dung chi.
6. Câu hỏi thường gặp
Có cần ghi rõ số tiền chi bằng cả số và chữ không?
- Có. Để tránh sai sót và gian lận, số tiền trên phiếu chi cần được ghi bằng cả số và chữ.
Có cần đính kèm chứng từ gốc với phiếu chi không?
- Có. Các chứng từ gốc như hóa đơn, biên lai cần được đính kèm với phiếu chi để chứng minh cho khoản chi và phục vụ cho công tác kiểm tra, đối chiếu sau này.
Có thể sử dụng phiếu chi chung cho nhiều khoản chi khác nhau không?
- Không. Mỗi phiếu chi nên ghi nhận một khoản chi cụ thể để dễ dàng quản lý và theo dõi từng khoản chi một cách rõ ràng.
Hy vọng qua bài viết, Luật sư ACC đã giúp quý khách hàng hiểu rõ hơn về Mẫu phiếu chi trong đơn vị hành chính sự nghiệp Đừng ngần ngại hãy liên hệ với Luật sư ACC nếu quý khách hàng có bất kỳ thắc mắc gì cần tư vấn giải quyết.
