Phương pháp thu thập tài liệu đóng vai trò then chốt trong việc xây dựng hệ thống chứng cứ vững chắc cho các vụ việc pháp lý, giúp cá nhân và tổ chức bảo vệ quyền lợi hợp pháp hiệu quả. Việc nắm rõ các phương pháp này góp phần đảm bảo tính hợp pháp và đầy đủ của tài liệu trong quá trình tố tụng. Trong bối cảnh pháp luật ngày càng chặt chẽ, hiểu biết về chủ đề này trở nên cần thiết hơn bao giờ hết. Cùng Luật sư ACC tìm hiểu chi tiết.
Nội dung bài viết
1. Phương pháp thu thập tài liệu là gì?
Phương pháp thu thập tài liệu là cách thức cá nhân, tổ chức hoặc cơ quan có thẩm quyền tìm kiếm, tiếp nhận, sao chép, ghi nhận và tập hợp tài liệu có liên quan đến vụ việc nhằm phục vụ quá trình xác minh, giải quyết. Trong tố tụng, việc thu thập tài liệu phải gắn với quy định về chứng cứ và trình tự, thủ tục của từng lĩnh vực pháp luật.
Đối với tố tụng dân sự, khoản 1 Điều 97 Bộ luật Tố tụng dân sự 2015 quy định đương sự có quyền tự mình thu thập tài liệu, chứng cứ bằng các biện pháp như thu thập tài liệu đọc được, nghe được, nhìn được, thông điệp dữ liệu điện tử; thu thập vật chứng; xác định người làm chứng; yêu cầu cơ quan, tổ chức, cá nhân cung cấp hoặc sao chép tài liệu và một số biện pháp khác. Khi không thể tự mình thu thập, đương sự có thể yêu cầu Tòa án hỗ trợ theo quy định.
Do đó, phương pháp thu thập tài liệu không chỉ là việc tập hợp giấy tờ mà còn bao gồm nhiều hình thức thu thập khác nhau, tùy thuộc vào loại tài liệu và vụ việc cụ thể.
2. Phương pháp thu thập tài liệu trong tố tụng dân sự
Trong tố tụng dân sự, đương sự có quyền và nghĩa vụ chủ động thu thập, giao nộp tài liệu, chứng cứ để chứng minh cho yêu cầu hoặc phản đối yêu cầu của mình. Theo khoản 1 Điều 97 Bộ luật Tố tụng dân sự 2015, một số phương pháp thu thập tài liệu phổ biến gồm:
- Thu thập tài liệu đọc được, nghe được, nhìn được và thông điệp dữ liệu điện tử;
- Thu thập vật chứng;
- Xác định người làm chứng và lấy xác nhận của người làm chứng;
- Yêu cầu cơ quan, tổ chức, cá nhân cung cấp hoặc sao chép tài liệu liên quan;
- Yêu cầu Tòa án thu thập tài liệu, chứng cứ trong trường hợp đương sự không thể tự mình thực hiện;
- Yêu cầu Tòa án trưng cầu giám định, định giá tài sản hoặc thực hiện các biện pháp xác minh, thu thập chứng cứ khác theo quy định.
Khi giao nộp tài liệu, chứng cứ cho Tòa án, đương sự phải thực hiện theo Điều 96 Bộ luật Tố tụng dân sự 2015. Tài liệu, chứng cứ được giao nộp phải bảo đảm điều kiện để Tòa án kiểm tra, đánh giá theo quy định về chứng cứ.
3. Phương pháp thu thập tài liệu trong tố tụng hình sự
Trong tố tụng hình sự, phương pháp thu thập tài liệu được thực hiện theo cơ chế chặt chẽ hơn do liên quan trực tiếp đến việc xác định sự thật của vụ án. Theo khoản 1 Điều 88 Bộ luật Tố tụng hình sự 2015, cơ quan có thẩm quyền tiến hành tố tụng tiến hành các hoạt động thu thập chứng cứ và có quyền yêu cầu cơ quan, tổ chức, cá nhân cung cấp chứng cứ, tài liệu, đồ vật, dữ liệu điện tử và trình bày những tình tiết làm sáng tỏ vụ án.
Việc thu thập chứng cứ có thể được thực hiện thông qua các hoạt động tố tụng như khám xét, thu giữ, tạm giữ đồ vật, tài liệu; lấy lời khai; hỏi cung bị can; đối chất; nhận dạng; thực nghiệm điều tra và các hoạt động khác theo quy định của Bộ luật Tố tụng hình sự.
Bên cạnh đó, người bào chữa cũng có quyền thu thập tài liệu, chứng cứ phục vụ việc bào chữa theo khoản 2 Điều 88 Bộ luật Tố tụng hình sự 2015, trong đó có quyền gặp, hỏi người biết về vụ án và đề nghị cơ quan, tổ chức, cá nhân cung cấp tài liệu, đồ vật, dữ liệu điện tử liên quan đến việc bào chữa.
Tài liệu, chứng cứ thu thập trong tố tụng hình sự phải tuân thủ trình tự, thủ tục luật định. Khoản 2 Điều 87 Bộ luật Tố tụng hình sự 2015 quy định những gì có thật nhưng không được thu thập theo trình tự, thủ tục do Bộ luật quy định thì không có giá trị pháp lý và không được dùng làm căn cứ để giải quyết vụ án hình sự.
4. Phương pháp thu thập tài liệu lưu trữ theo Luật Lưu trữ 2024
Phương pháp thu thập tài liệu trong lĩnh vực lưu trữ cần được phân biệt với hoạt động thu thập chứng cứ trong tố tụng. Luật Lưu trữ 2024 điều chỉnh việc quản lý tài liệu lưu trữ, cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ và các nghiệp vụ lưu trữ; Luật có hiệu lực từ ngày 01/7/2025.
Theo Điều 17 Luật Lưu trữ 2024, hồ sơ, tài liệu được nộp vào lưu trữ hiện hành phải đáp ứng các yêu cầu nhất định, trong đó tài liệu được nộp là bản gốc, bản chính; trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì có thể thay thế bằng bản sao hợp pháp. Hồ sơ, tài liệu cũng phải đầy đủ, có sự liên quan chặt chẽ và phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc hoặc quá trình giải quyết công việc.
Đối với tài liệu điện tử, Luật Lưu trữ 2024 có quy định riêng tại các Điều 32 đến Điều 37. Tài liệu lưu trữ số bao gồm tài liệu được tạo lập dạng số và bản số hóa tài liệu lưu trữ; tài liệu tạo lập dạng số phải đáp ứng yêu cầu về xác thực và bảo đảm tính toàn vẹn theo quy định.
5. Câu hỏi thường gặp
Phương pháp thu thập tài liệu có cần sự cho phép của tòa án không?
Không phải mọi trường hợp đều cần Tòa án cho phép. Trong tố tụng dân sự, đương sự có quyền tự mình thu thập tài liệu, chứng cứ theo khoản 1 Điều 97 Bộ luật Tố tụng dân sự 2015; khi không thể tự thu thập, đương sự có thể yêu cầu Tòa án hỗ trợ theo quy định.
Phương pháp thu thập tài liệu điện tử được quy định như thế nào?
Trong tố tụng dân sự, thông điệp dữ liệu điện tử là một trong các loại tài liệu, chứng cứ có thể được thu thập theo khoản 1 Điều 97 Bộ luật Tố tụng dân sự 2015. Trong tố tụng hình sự, dữ liệu điện tử là nguồn chứng cứ theo điểm c khoản 1 Điều 87 và việc thu thập phải tuân thủ trình tự, thủ tục của Bộ luật Tố tụng hình sự 2015.
Ai có quyền thu thập tài liệu trong vụ án hình sự?
Cơ quan có thẩm quyền tiến hành tố tụng có quyền tiến hành các hoạt động thu thập chứng cứ theo khoản 1 Điều 88 Bộ luật Tố tụng hình sự 2015. Người bào chữa cũng có quyền thu thập tài liệu, đồ vật, dữ liệu điện tử liên quan đến việc bào chữa theo khoản 2 Điều 88.
Phương pháp thu thập tài liệu là yếu tố then chốt giúp xây dựng chứng cứ vững chắc và bảo vệ quyền lợi hợp pháp. Để được tư vấn chi tiết và hỗ trợ thực hiện đúng quy định pháp luật, hãy liên hệ Luật sư ACC ngay hôm nay.
