Quy trình thu thập tài liệu lưu trữ đóng vai trò then chốt trong việc bảo vệ nguồn tài liệu có giá trị lịch sử, pháp lý cho các cơ quan nhà nước và tổ chức. Việc thực hiện đúng quy trình giúp đảm bảo tính toàn vẹn, an toàn và dễ dàng khai thác sau này, góp phần nâng cao hiệu quả quản lý hành chính. Hiểu rõ quy trình này giúp các đơn vị tránh sai sót không đáng có. Cùng Luật sư ACC tìm hiểu chi tiết.
Nội dung bài viết
1. Ý nghĩa của việc thu thập tài liệu lưu trữ
Thu thập tài liệu lưu trữ giúp hồ sơ, tài liệu được quản lý thống nhất, bảo đảm an toàn và thuận tiện cho việc khai thác khi cần thiết. Theo khoản 10 Điều 2 Luật Lưu trữ 2024, nghiệp vụ lưu trữ bao gồm xác định giá trị, thu nộp, bảo quản, thống kê, số hóa, tạo lập cơ sở dữ liệu và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ. Luật cũng xác định tài liệu lưu trữ có giá trị lịch sử, pháp lý và thực tiễn theo khoản 2 Điều 7.
Đối với hồ sơ, tài liệu thuộc diện phải nộp, việc thu thập còn giúp bảo đảm tài liệu được chuyển từ nơi hình thành sang lưu trữ hiện hành, sau đó đến lưu trữ lịch sử khi đủ điều kiện. Khoản 1 và khoản 2 Điều 12 Luật Lưu trữ 2024 quy định lưu trữ hiện hành trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ có thời hạn, tài liệu vĩnh viễn chưa đến thời hạn nộp vào lưu trữ lịch sử; lưu trữ lịch sử trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ vĩnh viễn và thực hiện hoạt động thu nộp theo quy định.
2. Quy trình thu thập tài liệu lưu trữ được thực hiện thế nào?
Quy trình thu thập tài liệu lưu trữ có thể được triển khai theo các bước chính từ lập hồ sơ, xác định thời hạn lưu trữ, nộp vào lưu trữ hiện hành đến đăng ký và nộp vào lưu trữ lịch sử đối với tài liệu thuộc diện phải nộp.
Bước 1: Lập hồ sơ và xác định tài liệu cần nộp
Người được giao xử lý công việc có trách nhiệm lập hồ sơ công việc theo quy định của pháp luật về văn thư và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành đúng yêu cầu, thời hạn theo khoản 1 Điều 17 Luật Lưu trữ 2024. Sau khi lập hồ sơ, cần xác định thời hạn lưu trữ. Theo Điều 14 và khoản 1 Điều 15 Luật Lưu trữ 2024, việc xác định giá trị tài liệu nhằm xác định tài liệu có giá trị lưu trữ, thời hạn lưu trữ, tài liệu hết giá trị và tài liệu không có giá trị lưu trữ; thời hạn lưu trữ gồm lưu trữ vĩnh viễn và lưu trữ có thời hạn. Hồ sơ, tài liệu có thời hạn được lưu trữ tối thiểu 02 năm và tối đa 70 năm kể từ năm kết thúc công việc theo khoản 3 Điều 15.
Bước 2: Nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành
Theo khoản 2 Điều 17 Luật Lưu trữ 2024, thời hạn nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành tối đa là 01 năm, tính từ năm kết thúc công việc.
Hồ sơ, tài liệu khi nộp phải đáp ứng các yêu cầu tại khoản 4 Điều 17, gồm:
- Tài liệu là bản gốc, bản chính; nếu không còn bản gốc, bản chính thì được thay bằng bản sao hợp pháp;
- Phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, đơn vị;
- Bảo đảm đầy đủ tài liệu, có liên quan chặt chẽ và phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc hoặc quá trình giải quyết công việc;
- Hồ sơ giấy và hồ sơ điện tử phải đáp ứng các yêu cầu tương ứng của Luật Lưu trữ 2024.
Trường hợp hồ sơ có cả tài liệu giấy, tài liệu trên vật mang tin khác và tài liệu điện tử thì phải thu nộp tất cả các loại tài liệu theo khoản 7 Điều 17. Nếu một tài liệu đồng thời được tạo lập trên giấy, vật mang tin khác và dưới dạng thông điệp dữ liệu thì cũng phải thu nộp tất cả các loại theo khoản 8 Điều 17.
Bước 3: Xác định tài liệu thuộc diện nộp vào lưu trữ lịch sử
Không phải toàn bộ hồ sơ, tài liệu của cơ quan đều được nộp ngay vào lưu trữ lịch sử. Tài liệu phải thuộc nguồn nộp lưu và đáp ứng yêu cầu theo Luật Lưu trữ 2024. Theo khoản 3 Điều 17, thời hạn nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử tối đa 05 năm kể từ năm nộp vào lưu trữ hiện hành. Trường hợp luật khác có quy định về thời hạn thì thời hạn tối đa có thể là 30 năm kể từ năm nộp vào lưu trữ hiện hành.
Cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu được xác định tại Điều 18 Luật Lưu trữ 2024, bao gồm các cơ quan, tổ chức ở trung ương và địa phương thuộc các trường hợp luật quy định. Vì vậy, trước khi thực hiện nộp lưu lịch sử cần xác định đúng cơ quan, tổ chức có thuộc nguồn nộp lưu hay không.
Bước 4: Đăng ký và gửi hồ sơ đề nghị nộp vào lưu trữ lịch sử
Theo khoản 1 Điều 19 Luật Lưu trữ 2024, cơ quan, tổ chức nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử có các trách nhiệm:
- Đăng ký nộp hồ sơ, tài liệu;
- Gửi hồ sơ đề nghị cho lưu trữ lịch sử có thẩm quyền;
- Hồ sơ đề nghị gồm văn bản đề nghị nộp và mục lục hồ sơ, tài liệu, trong đó xác định hồ sơ, tài liệu tiếp cận có điều kiện nếu có;
- Nộp hồ sơ, tài liệu theo mục lục đã được hoàn thiện sau khi có ý kiến của lưu trữ lịch sử.
Ở chiều ngược lại, khoản 2 Điều 19 quy định lưu trữ lịch sử có trách nhiệm hướng dẫn cơ quan, tổ chức nộp tài liệu; có ý kiến bằng văn bản về mục lục; thu hoặc từ chối thu hồ sơ, tài liệu và báo cáo cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ việc thu nộp, sưu tầm tài liệu.
Bước 5: Tiếp nhận và bảo quản tài liệu
Sau khi hồ sơ, tài liệu được tiếp nhận, tài liệu được quản lý, thống kê và bảo quản theo quy định. Theo khoản 1 Điều 20 Luật Lưu trữ 2024, tài liệu lưu trữ phải được bảo quản an toàn, có điều kiện công nghệ, kỹ thuật cần thiết để gìn giữ lâu dài và đáp ứng yêu cầu sử dụng; tài liệu tại lưu trữ lịch sử phải được bảo quản tại kho lưu trữ chuyên dụng. Đối với tài liệu có dấu chỉ độ mật, khoản 5 và khoản 6 Điều 17 quy định tài liệu được nộp vào lưu trữ hiện hành và bảo quản theo pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước; hồ sơ có tài liệu mật chỉ được nộp vào lưu trữ lịch sử sau khi tài liệu được giải mật theo quy định.
3. Các yếu tố ảnh hưởng đến quy trình thu thập tài liệu lưu trữ
Hiệu quả của quy trình thu thập tài liệu lưu trữ phụ thuộc trước hết vào việc lập hồ sơ và xác định giá trị tài liệu đúng quy định. Theo Điều 14 Luật Lưu trữ 2024, khi xác định giá trị phải căn cứ vào nội dung tài liệu, vị trí của cơ quan, tổ chức, cá nhân hình thành tài liệu, ý nghĩa của sự kiện, thời gian, địa điểm hình thành, mức độ toàn vẹn của phông lưu trữ, hình thức và tình trạng vật lý của tài liệu.
Bên cạnh đó, thời hạn nộp, thành phần hồ sơ, tình trạng tài liệu và việc xác định tài liệu có thuộc nguồn nộp lưu lịch sử hay không cũng ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình thu thập. Đối với hồ sơ điện tử, cơ quan, tổ chức cần bảo đảm các yêu cầu riêng về tài liệu điện tử theo Luật Lưu trữ 2024.
4. Hậu quả khi không tuân thủ quy trình thu thập tài liệu lưu trữ
Việc không lập hồ sơ, chậm nộp hoặc nộp hồ sơ không đáp ứng yêu cầu có thể ảnh hưởng đến việc quản lý, bảo quản và khai thác tài liệu. Đặc biệt, Điều 8 Luật Lưu trữ 2024 nghiêm cấm các hành vi như chuyển giao, cung cấp, hủy trái phép; cố ý làm hư hỏng, làm mất, chiếm đoạt tài liệu lưu trữ; làm giả, làm sai lệch nội dung hoặc làm mất tính toàn vẹn của tài liệu lưu trữ và dữ liệu chủ của tài liệu lưu trữ.
Ngoài ra, tùy tính chất và mức độ vi phạm, tổ chức, cá nhân có thể phải chịu trách nhiệm theo quy định pháp luật có liên quan. Vì vậy, cơ quan, tổ chức cần thực hiện đúng thời hạn nộp và yêu cầu đối với hồ sơ, tài liệu ngay từ khâu lập hồ sơ.
5. Câu hỏi thường gặp
Quy trình thu thập tài liệu lưu trữ có bắt buộc phải thực hiện hàng năm không?
Luật Lưu trữ 2024 không quy định một quy trình thu thập bắt buộc phải lập kế hoạch hàng năm đối với mọi cơ quan. Thay vào đó, khoản 2 Điều 17 quy định hồ sơ, tài liệu phải được nộp vào lưu trữ hiện hành tối đa 01 năm kể từ năm kết thúc công việc và khoản 3 Điều 17 quy định thời hạn nộp vào lưu trữ lịch sử tối đa 05 năm kể từ năm nộp vào lưu trữ hiện hành, trừ trường hợp luật có quy định khác.
Ai chịu trách nhiệm chính trong quy trình thu thập tài liệu lưu trữ?
Người được giao xử lý công việc có trách nhiệm lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành theo khoản 1 Điều 17 Luật Lưu trữ 2024. Đối với tài liệu nộp vào lưu trữ lịch sử, cơ quan, tổ chức nộp tài liệu có trách nhiệm đăng ký, gửi hồ sơ đề nghị và nộp tài liệu theo khoản 1 Điều 19, còn lưu trữ lịch sử thực hiện hướng dẫn, cho ý kiến về mục lục và thu hoặc từ chối thu theo khoản 2 Điều 19.
Quy trình thu thập tài liệu lưu trữ có áp dụng cho tài liệu điện tử không?
Có. Khoản 7 Điều 17 Luật Lưu trữ 2024 quy định trường hợp hồ sơ có tài liệu giấy, tài liệu trên vật mang tin khác và tài liệu điện tử thì phải thu nộp tất cả các loại tài liệu vào lưu trữ hiện hành, lưu trữ lịch sử. Tài liệu lưu trữ số cũng có đầy đủ giá trị pháp lý như thông điệp dữ liệu theo khoản 3 Điều 7 của Luật.
Quy trình thu thập tài liệu lưu trữ là hoạt động thiết yếu giúp bảo vệ nguồn tài liệu quý giá theo đúng tinh thần của Luật Lưu trữ 2024. Để được tư vấn chi tiết và hỗ trợ thực hiện đúng quy định, hãy liên hệ Luật sư ACC ngay hôm nay.
