Thu thập tài liệu đóng vai trò then chốt trong việc xây dựng chứng cứ cho các vụ việc pháp lý, giúp các bên đương sự bảo vệ quyền lợi hợp pháp của mình trước tòa án. Thủ tục này đòi hỏi sự chính xác, tuân thủ quy định pháp luật để tránh rủi ro bị bác bỏ chứng cứ. Việc thực hiện đúng cách không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn tăng cơ hội thắng kiện. Cùng Luật sư ACC tìm hiểu chi tiết vấn đề này.
Nội dung bài viết
1. Thu thập tài liệu là gì?
Thu thập tài liệu là hoạt động tìm kiếm, yêu cầu cung cấp, giao nộp hoặc xuất trình tài liệu nhằm xác định các tình tiết có ý nghĩa đối với việc giải quyết vụ việc.
Trong tố tụng dân sự, Điều 93 Bộ luật Tố tụng dân sự 2015 xác định chứng cứ là những gì có thật được đương sự, cơ quan, tổ chức, cá nhân giao nộp, xuất trình hoặc do Tòa án thu thập theo trình tự, thủ tục luật định. Theo Điều 97, đương sự có quyền, nghĩa vụ chủ động thu thập, giao nộp chứng cứ và có thể đề nghị Tòa án hỗ trợ khi không thể tự mình thu thập.
Trong tố tụng hình sự, Điều 87 Bộ luật Tố tụng hình sự 2015 quy định các nguồn chứng cứ gồm vật chứng, lời khai, dữ liệu điện tử, kết luận giám định, biên bản tố tụng và các tài liệu, đồ vật khác. Việc thu thập phải tuân thủ đúng trình tự, thủ tục theo Điều 88.
2. Tầm quan trọng của thu thập tài liệu trong các vụ việc pháp lý
Thu thập tài liệu là cơ sở để các bên thực hiện nghĩa vụ chứng minh và bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của mình. Trong tố tụng dân sự, Điều 91 Bộ luật Tố tụng dân sự 2015 yêu cầu đương sự có yêu cầu Tòa án bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp phải thu thập, cung cấp và giao nộp tài liệu, chứng cứ để chứng minh.
Trong tố tụng hình sự, Điều 15 Bộ luật Tố tụng hình sự 2015 quy định trách nhiệm chứng minh tội phạm thuộc về cơ quan có thẩm quyền tiến hành tố tụng. Đối với tố tụng hành chính, tài liệu, chứng cứ giúp Tòa án xem xét tính hợp pháp của quyết định hành chính, hành vi hành chính và các vấn đề liên quan theo Luật Tố tụng hành chính 2015.
3. Các phương pháp thu thập tài liệu theo quy định pháp luật
Các phương pháp thu thập tài liệu được xác định khác nhau tùy loại tố tụng và chủ thể thực hiện.
Trong tố tụng dân sự, theo khoản 1 Điều 97 Bộ luật Tố tụng dân sự 2015, đương sự có thể tự mình thu thập chứng cứ bằng các biện pháp như thu thập tài liệu đọc được, nghe được, nhìn được; thu thập vật chứng; xác định người làm chứng và lấy xác nhận của người làm chứng; yêu cầu cơ quan, tổ chức, cá nhân cung cấp tài liệu; yêu cầu Ủy ban nhân dân cấp xã chứng thực chữ ký của người làm chứng; yêu cầu Tòa án thu thập chứng cứ và yêu cầu cơ quan, tổ chức, cá nhân khác thực hiện các biện pháp theo quy định.
Trường hợp tài liệu do cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân khác đang quản lý, lưu giữ, Điều 106 Bộ luật Tố tụng dân sự 2015 quy định đương sự có quyền yêu cầu họ cung cấp tài liệu, chứng cứ. Nếu không cung cấp thì phải trả lời bằng văn bản và nêu rõ lý do; trường hợp không thực hiện yêu cầu của Tòa án mà không có lý do chính đáng thì có thể bị xử lý theo quy định pháp luật.
Trong tố tụng hình sự, Điều 88 Bộ luật Tố tụng hình sự 2015 quy định cơ quan có thẩm quyền tiến hành tố tụng có thể triệu tập, hỏi cung, lấy lời khai; khám xét, thu giữ, tạm giữ tài liệu, đồ vật; khám nghiệm hiện trường, khám nghiệm tử thi; thực hiện đối chất, nhận dạng và các hoạt động điều tra khác để thu thập chứng cứ. Người bào chữa cũng có quyền thu thập chứng cứ theo khoản 2 Điều 73 của Bộ luật này.
Trong tố tụng hành chính, việc thu thập chứng cứ được thực hiện thông qua giao nộp, xuất trình tài liệu của đương sự và hoạt động xác minh, thu thập chứng cứ của Tòa án. Theo Điều 84 Luật Tố tụng hành chính 2015, khi chứng cứ bị tố cáo là giả mạo, người đưa ra chứng cứ có quyền rút lại; nếu không rút lại, Tòa án có thể trưng cầu giám định. Trường hợp có dấu hiệu tội phạm, Tòa án chuyển cho cơ quan điều tra có thẩm quyền xem xét.
4. Những lưu ý khi thực hiện thu thập tài liệu
Khi thực hiện thu thập tài liệu, trước hết cần xác định tài liệu đó có liên quan trực tiếp đến tình tiết cần chứng minh và xác định đúng chủ thể đang quản lý, lưu giữ tài liệu. Đối với vụ án dân sự, đương sự cần chủ động giao nộp chứng cứ theo yêu cầu của Tòa án và thực hiện nghĩa vụ chứng minh theo Điều 91 và Điều 96 Bộ luật Tố tụng dân sự 2015.
Đối với tài liệu do cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân đang quản lý, cần thực hiện việc yêu cầu cung cấp theo Điều 106 Bộ luật Tố tụng dân sự 2015 hoặc đề nghị Tòa án hỗ trợ thu thập khi thuộc trường hợp luật định. Việc thu thập không được xâm phạm trái pháp luật đến quyền, lợi ích hợp pháp của cá nhân, cơ quan, tổ chức khác.
Đối với tố tụng hình sự, hoạt động thu thập chứng cứ phải tuân thủ đúng trình tự, thủ tục của Bộ luật Tố tụng hình sự. Đặc biệt, khoản 2 Điều 87 Bộ luật Tố tụng hình sự 2015 quy định những gì có thật nhưng không được thu thập theo đúng trình tự, thủ tục do Bộ luật này quy định thì không có giá trị pháp lý và không được dùng làm căn cứ để giải quyết vụ án hình sự.
Khi lưu giữ tài liệu, nên bảo quản bản gốc hoặc bản có giá trị pháp lý, đồng thời ghi nhận nguồn gốc, thời điểm, phương thức thu thập và người cung cấp. Đối với tài liệu điện tử, cần giữ nguyên dữ liệu và thông tin liên quan để có thể kiểm tra, đối chiếu khi cần thiết.
5. Câu hỏi thường gặp
Thu thập tài liệu có thể thực hiện ở giai đoạn nào của tố tụng?
Tùy từng loại vụ việc, thu thập tài liệu có thể được thực hiện trong nhiều giai đoạn tố tụng. Trong tố tụng dân sự, đương sự có quyền thu thập và giao nộp chứng cứ trong quá trình giải quyết vụ án theo Điều 96 Bộ luật Tố tụng dân sự 2015; trong tố tụng hình sự, hoạt động thu thập chứng cứ được thực hiện theo Điều 88 và các quy định tương ứng với từng hoạt động điều tra.
Ai có quyền yêu cầu thu thập tài liệu?
Trong tố tụng dân sự, đương sự có quyền tự thu thập chứng cứ và đề nghị Tòa án hỗ trợ theo Điều 97 Bộ luật Tố tụng dân sự 2015; luật sư thực hiện việc thu thập trong phạm vi quyền của người bào chữa hoặc người bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp. Trong tố tụng hình sự, cơ quan có thẩm quyền tiến hành tố tụng và người bào chữa có quyền thu thập chứng cứ theo Điều 88 và Điều 73 Bộ luật Tố tụng hình sự 2015.
Thu thập tài liệu không đúng quy định bị xử lý như thế nào?
Đối với vụ án hình sự, tài liệu, chứng cứ không được thu thập đúng trình tự, thủ tục thì không có giá trị pháp lý theo khoản 2 Điều 87 Bộ luật Tố tụng hình sự 2015. Trong tố tụng dân sự và hành chính, Tòa án xem xét giá trị chứng minh của tài liệu dựa trên nguồn gốc, tính xác thực, tính liên quan và trình tự thu thập, giao nộp theo quy định của từng luật tố tụng.
Thu thập tài liệu là bước nền tảng giúp bảo vệ quyền lợi trong mọi loại tố tụng. Để thực hiện hiệu quả và tuân thủ đúng pháp luật, hãy liên hệ Luật sư ACC ngay hôm nay để được hỗ trợ chuyên sâu.
