Thủ tục chào hàng cạnh tranh rút gọn là một trong những phương thức lựa chọn nhà thầu được áp dụng phổ biến đối với các gói thầu có giá trị nhỏ, giúp rút ngắn đáng kể thời gian và đơn giản hóa quy trình so với đấu thầu rộng rãi. Việc nắm vững quy trình, điều kiện áp dụng và hồ sơ cần thiết sẽ giúp doanh nghiệp tăng cơ hội trúng thầu và tuân thủ đúng quy định pháp luật. Trong bài viết này, hãy cùng Luật sư ACC tìm hiểu chi tiết về thủ tục này theo quy định.
Nội dung bài viết
1. Thủ tục chào hàng cạnh tranh rút gọn trong đấu thầu
Quy trình gồm các bước chính như sau:
Bước 1: Chuẩn bị lựa chọn nhà thầu.
Chủ đầu tư lập hồ sơ mời thầu căn cứ quy định tại Nghị định 214/2025/NĐ-CP. Nội dung hồ sơ bao gồm thông tin tóm tắt về dự án, dự toán mua sắm, gói thầu; chỉ dẫn nhà thầu; bảng dữ liệu đấu thầu; tiêu chuẩn đánh giá về tính hợp lệ của hồ sơ dự thầu; tiêu chuẩn đánh giá về năng lực, kinh nghiệm và kỹ thuật (sử dụng tiêu chí đạt/không đạt nếu có); tiêu chuẩn đánh giá về tài chính theo phương pháp giá thấp nhất hoặc giá đánh giá. t.
Bước 2: Tổ chức lựa chọn nhà thầu.
Chủ đầu tư đăng tải thông báo mời thầu và hồ sơ mời thầu trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia theo quy định tại Luật Đấu thầu 2023. Thời gian chuẩn bị hồ sơ dự thầu tối thiểu là 07 ngày làm việc. Việc sửa đổi, làm rõ hồ sơ mời thầu thực hiện theo quy định chung. Nhà thầu nộp hồ sơ dự thầu qua mạng trước thời điểm đóng thầu. Việc mở thầu được thực hiện trong thời hạn ngắn (thường trong vòng 2 giờ kể từ thời điểm đóng thầu), biên bản mở thầu được đăng tải công khai trên hệ thống trong vòng 24 giờ.
Bước 3: Đánh giá hồ sơ dự thầu.
Nguyên tắc đánh giá thực hiện theo quy định tại Nghị định 214/2025/NĐ-CP. Việc làm rõ hồ sơ dự thầu, sửa lỗi và hiệu chỉnh sai lệch được thực hiện theo quy định tương ứng. Nhà thầu có giá dự thầu sau sửa lỗi, hiệu chỉnh sai lệch (nếu có), trừ đi giá trị giảm giá (nếu có) thấp nhất (đối với phương pháp giá thấp nhất) hoặc có giá đánh giá thấp nhất sẽ được xếp hạng cao nhất, với điều kiện đáp ứng đầy đủ yêu cầu về tính hợp lệ và kỹ thuật.
Bước 4: Trình, phê duyệt và công khai kết quả lựa chọn nhà thầu.
Việc phê duyệt kết quả thực hiện theo quy định Nghị định 214/2025/NĐ-CP, không bắt buộc thẩm định kết quả lựa chọn nhà thầu trong trường hợp chào hàng cạnh tranh. Kết quả được công khai trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia. Nhà thầu không trúng thầu có quyền yêu cầu giải thích lý do.
Bước 5: Hoàn thiện, ký kết và quản lý thực hiện hợp đồng.
Các bên hoàn thiện nội dung hợp đồng trên cơ sở hồ sơ mời thầu và hồ sơ dự thầu của nhà thầu trúng thầu, sau đó ký kết và thực hiện theo quy định về quản lý hợp đồng.
2. Phạm vi và nguyên tắc áp dụng thủ tục chào hàng cạnh tranh rút gọn
Phạm vi áp dụng thủ tục chào hàng cạnh tranh rút gọn được quy định cụ thể tại Nghị định 214/2025/NĐ-CP. Theo đó, gói thầu thuộc dự toán mua sắm có giá trị không quá 5 tỷ đồng và đáp ứng một trong các điều kiện về tính chất hàng hóa, dịch vụ nêu trên thì được phép áp dụng phương thức này. Đối với gói thầu thuộc dự án đầu tư, hạn mức áp dụng cũng tương tự nhưng phải đảm bảo gói thầu không thuộc trường hợp bắt buộc phải đấu thầu rộng rãi.
Nguyên tắc quan trọng khi thực hiện thủ tục chào hàng cạnh tranh rút gọn là bên mời thầu phải gửi bản yêu cầu báo giá đến tối thiểu 3 nhà thầu có khả năng đáp ứng yêu cầu của gói thầu. Trường hợp không đủ 3 nhà thầu quan tâm, bên mời thầu có thể gửi tiếp đến các nhà thầu khác hoặc điều chỉnh yêu cầu cho phù hợp. Việc lựa chọn nhà thầu phải đảm bảo công bằng, minh bạch và hiệu quả kinh tế, không được hạn chế số lượng nhà thầu tham gia một cách tùy tiện.
3. Hồ sơ cần chuẩn bị khi thực hiện thủ tục chào hàng cạnh tranh rút gọn
Để thực hiện thủ tục chào hàng cạnh tranh rút gọn, bên mời thầu và nhà thầu cần chuẩn bị các tài liệu sau:
- Bản yêu cầu báo giá: Bao gồm thông tin về gói thầu, yêu cầu kỹ thuật, điều kiện thương mại, thời gian và địa điểm nộp báo giá.
- Báo giá của nhà thầu: Nhà thầu gửi báo giá theo mẫu, trong đó nêu rõ giá dự thầu, tiến độ thực hiện, cam kết kỹ thuật và các nội dung khác theo yêu cầu.
- Quyết định phê duyệt kế hoạch lựa chọn nhà thầu: Văn bản do người có thẩm quyền phê duyệt, xác định phương thức chào hàng cạnh tranh rút gọn.
- Dự thảo hợp đồng: Kèm theo bản yêu cầu báo giá để nhà thầu nghiên cứu và chấp thuận các điều khoản.
- Biên bản mở báo giá, đánh giá báo giá: Lập trong quá trình tổ chức lựa chọn nhà thầu.
- Quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu: Văn bản công nhận nhà thầu trúng thầu.
Lưu ý thực tế: Bên mời thầu cần lưu trữ đầy đủ hồ sơ để phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra. Nhà thầu cần kiểm tra kỹ yêu cầu về hiệu lực báo giá, thời gian nộp và các điều kiện ràng buộc để tránh bị loại do lỗi hình thức.
4. Chi phí thực hiện thủ tục chào hàng cạnh tranh rút gọn
Chi phí thực hiện thủ tục chào hàng cạnh tranh rút gọn bao gồm các khoản chính sau:
- Chi phí lập hồ sơ yêu cầu báo giá: Bao gồm công soạn thảo, in ấn tài liệu gửi nhà thầu.
- Chi phí đăng tải thông tin (nếu có): Áp dụng khi gói thầu thuộc trường hợp phải đăng tải trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia.
- Chi phí tổ chức đánh giá báo giá: Bao gồm thù lao cho tổ chuyên gia, chi phí hội họp, văn phòng phẩm.
- Chi phí thẩm định kết quả lựa chọn nhà thầu: Áp dụng đối với gói thầu cần thẩm định trước khi phê duyệt.
- Chi phí quản lý hợp đồng sau khi ký kết: Phát sinh trong quá trình giám sát thực hiện.
Các chi phí này được tính vào dự toán gói thầu và do chủ đầu tư hoặc bên mời thầu chi trả. Nhà thầu tham gia không phải nộp bất kỳ khoản phí nào khi nộp báo giá, trừ trường hợp có quy định khác trong bản yêu cầu báo giá.
5. Dịch vụ hỗ trợ thủ tục chào hàng cạnh tranh rút gọn tại Luật sư ACC
Khi sử dụng dịch vụ tư vấn thủ tục chào hàng cạnh tranh rút gọn tại Luật sư ACC, khách hàng nhận được những lợi ích sau:
- Tiết kiệm chi phí: Dịch vụ được thiết kế tối ưu, giúp khách hàng giảm thiểu chi phí phát sinh không cần thiết trong quá trình tổ chức đấu thầu.
- Đội ngũ chuyên gia: Đội ngũ chuyên viên am hiểu sâu về pháp luật đấu thầu, thường xuyên cập nhật các quy định mới nhất.
- Tư vấn chuyên sâu: Hỗ trợ phân tích điều kiện áp dụng, đánh giá rủi ro pháp lý và đề xuất phương án tối ưu cho từng gói thầu cụ thể.
- Hỗ trợ toàn diện: Đồng hành từ khâu lập kế hoạch lựa chọn nhà thầu, soạn thảo hồ sơ, tổ chức đánh giá đến khi ký kết hợp đồng.
- Đảm bảo tuân thủ: Giúp khách hàng thực hiện đúng quy định tại Luật Đấu thầu 2023 và Nghị định 214/2025/NĐ-CP, tránh các sai sót dẫn đến hủy thầu hoặc xử phạt hành chính.
6. Câu hỏi thường gặp
Thời gian tối thiểu để hoàn thành thủ tục chào hàng cạnh tranh rút gọn là bao lâu?
Thời gian thực hiện thủ tục chào hàng cạnh tranh rút gọn thường ngắn hơn so với các phương thức khác. Theo quy định, thời gian chuẩn bị báo giá tối thiểu là 3 ngày làm việc kể từ ngày phát hành bản yêu cầu báo giá. Tổng thời gian từ khi phát hành đến khi phê duyệt kết quả thường dao động từ 7 đến 15 ngày tùy quy mô gói thầu.
Nhà thầu có thể nộp báo giá qua email trong thủ tục chào hàng cạnh tranh rút gọn không?
Có. Theo quy định tại Nghị định 214/2025/NĐ-CP, nhà thầu có thể nộp báo giá trực tiếp, qua đường bưu điện hoặc qua email theo địa chỉ được ghi trong bản yêu cầu báo giá. Tuy nhiên, bên mời thầu cần quy định rõ phương thức nộp và đảm bảo tính bảo mật của báo giá cho đến thời điểm mở.
Nếu chỉ có một nhà thầu nộp báo giá thì xử lý như thế nào?
Trường hợp chỉ có một nhà thầu nộp báo giá hợp lệ, bên mời thầu có thể xem xét, đánh giá và trình người có thẩm quyền phê duyệt kết quả nếu báo giá đáp ứng đầy đủ yêu cầu. Nếu báo giá không đáp ứng hoặc giá vượt dự toán, bên mời thầu phải hủy và tổ chức lại thủ tục chào hàng cạnh tranh rút gọn hoặc chuyển sang phương thức khác phù hợp.
Thủ tục chào hàng cạnh tranh rút gọn là giải pháp hiệu quả giúp rút ngắn thời gian và tiết kiệm chi phí cho các gói thầu quy mô nhỏ, nhưng đòi hỏi sự tuân thủ nghiêm ngặt các quy định pháp luật hiện hành. Để đảm bảo quá trình thực hiện diễn ra thuận lợi, đúng quy trình và hạn chế tối đa rủi ro pháp lý, quý khách hàng có thể liên hệ Luật sư ACC để được tư vấn chi tiết và hỗ trợ chuyên nghiệp.
